Электронное делопроизводство и контроль исполнения документов

Бизнес-задачи, решаемые в проекте

В проектах компании “Атлас” по автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов решаются следующие бизнес-задачи:

Регистрация входящих и исходящих документов, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек.
Версионность документов.
Выписка (с временным блокированием для монопольного редактирования, возможно, вне офиса) и возвращение документов.
Регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, выполнение и т.д.
Осуществление контроля за своевременным выполнением поручений, резолюций и указаний руководства.
Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.
Быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов.
Получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
Множественный учет предварительно зарегистрированных документов.

Продукты, на которых базируются решения

Атлас ДОК - система электронного делопроизводства и документооборота.
Атлас SDS - система автоматизированного распространения версий программного обеспечения.

Ожидаемые результаты внедрения

Обеспечение более эффективного управления документами за счет автоматизированного контроля исполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности сохранения всей предыстории его деятельности.
Устранение дублирования и многоразового преобразования информации.
Обеспечение четкой авторизации доступа к коммерческой информации, за счет чего повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий.
Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление “горячих точек” в деятельности).
Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их исполнения и контроля.
Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации.
Исключение необходимости или важное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Услуги в рамках проектов внедрения систем управления документами

Компания “Атлас” предоставляет услуги по обеспечению полного цикла поставки и внедрения систем управления документами на предприятии:

Консалтинг по поддержке проектов модернизации и интеграции систем управления документами.
Обследование и определение информационных потоков на предприятии и организации.
Описание бизнес-процессов, связанных с обработкой документов и их прохождением.
Разработка и согласование Технического задания на поставку и внедрение системы управления документами в нужной конфигурации и архитектуре.
Поставка системы управления документами нужной конфигурации и архитектуры.
Разработка дополнительных модулей системы управления документами или адаптация существующих с учетом специфики бизнес-процессов.
Поставка эксплуатационной документации системы управления документами.
Конвертация существующих баз данных в структуры системы управления документами.
Развертывание и отладка общесистемной программной среды системы управления документами.
Инсталляция и отладка всего комплекса программного обеспечения на серверах и рабочих станциях.
Обучение пользователей и администраторов, предоставление эксплуатационной документации системы управления документами.
Внедрение системы управления документами.
Консультации, поддержка пользователей, “горячая линия”.
Сопровождение системы, ее функциональное развитие.

Условия успешного внедрения

Наличие перспективного плана развития системы управления документами на предприятии, четкое соблюдение плана.
Поддержка проекта высшим руководством заказчика.
Соответствие объема внедрение информационных технологий уровню зрелости существующей системы управления документами у предприятия-заказчика.
Выполнение работ в рамках общей рабочей группы.
Наличие руководителя рабочей группы со стороны заказчика, наделенного правом принимать решение по усовершенствованию автоматизируемых технологических процессов.
Согласованное выполнение взаимных требований сторонами.

Почему именно “Атлас”

Потому что над проектами работает команда высококлассных специалистов, которая:

Обеспечивает комплексный подход к разработке систем управления документами.
Имеет положительный опыт внедрения систем управления документами на украинских предприятиях.
Предлагает отработанную методологию внедрения как всего комплекса решений, так и его отдельных частей.

Создание системы может включать

Поставку базового комплекта “Атлас ДОК” с необходимым количеством лицензий.
Обучение по программе “Администратор”.
Обучение по программе “Технолог документооборота”.
Обучение по программе “Пользователь”.
Техническая поддержка (на протяжении года).
Весь комплекс услуг относительно внедрения системы.

В базовый комплект поставки входит

CD: Атлас ДОК, Атлас SDS
Документация администратора.
Документация пользователя.
Технологическая инструкция.
Гарантийное обслуживание на протяжении 6 месяцев с момента поставки.

Контракт внедрения системы регламентирует

Функциональную конфигурацию системы.
Архитектуру проекта, наличие удаленных подразделений, информационные связи между ними.
Лицензии на количество серверов и рабочих мест.
Календарный план выполнения работ по внедрению системы.
Технические требования к выполнению работ по внедрению системы.
Смета стоимости работ.